EKSA

ADA APA DENGAN EKSA? MELESTARI PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM : PENGALAMAN PELAKSANAAN DI INTAN KAMPUS SABAH

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) merupakan satu usaha untuk meningkatkan kecekapan dan produktiviti jabatan selain menyediakan persekitaran kerja kondusif dan menyeronokkan kepada warga kerja dan pelanggan organisasi. Ianya mengguna pakai prinsip pelaksanaan Amalan 5S yang merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam) dan Shitsuke (Sentiasa Amal). Amalan 5S ini telah terbukti berkesan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Keberkesanan pelaksanaannya menjamin peningkatan kualiti perkhidmatan pada kos yang optimum dengan proses kerja yang lebih berkesan dan meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan dalaman dan luaran.

Pada tahun 2013, Unit Permodenanan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang dijenamakan semula  kepada Ekosistem  Kondusif Sektor Awam (EKSA). Langkah ini adalah selaras dengan dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi-agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran,budaya kerja serta nilai-nilai positif yang menjadi  amalan dan pengaruh seluruh warga agensi  sektor awam. Selain itu, pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) juga mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan dengan sektor awam di Malaysia. Ini kerana, EKSA memperkenalkan model penilaian  dan pengauditan baharu  yang merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis Jabatan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini  iaitu one size fits all didapati kurang mencakupi  keperluan kepelbagaian Jabatan pada masa kini. Penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi.

SEJARAH PELAKSANAAN EKSA DI INTAN SABAH

Selaras dengan peranan dan misi untuk menjadi pusat latihan unggul sektor awam, INTAN Sabah mengambil peluang sebagai peneraju dan suri teladan pelaksanaan 5S dalam Sektor Perkhidmatan Awam Malaysia. Tumpuan INTAN Sabah juga adalah untuk  membantu jabatan dan agensi-agensi Kerajaan  dalam Perkhidmatan Awam untuk menyumbang kepada proses penambahbaikan terhadap persekitaran tempat kerja yang memberi keutamaan dalam aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja. Konsep ini akan dapat melengkapkan dan memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015, khususnya keperluan piawaian di bawah klausa Pengurusan Sumber yang berkaitan dengan kualiti Persekitaran Kerja organisasi. Hasil daripada pelaksanaan Sistem Pengurusan Persekitaran Kerja yang berkualiti, cekap, berkesan dan konsisten ini akan memberi nilai tambah kepada imej korporat sesebuah organisasi dan sekaligus memberi impak yang positif terhadap penyampaian perkhidmatan organisasi kepada pelanggan.

INTAN Kampus Sabah telah mendapat pengiktirafan Amalan 5S dari Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) mulai tahun 2006 dan telah mengekalkan momentum kecemerlangan  pelaksanaan  Amalan Persekitaran Berkualiti (5S)  selama 9 tahun (2006-2014), yang turut merupakan antara jabatan/agensi sektor awam terawal menerajui pelaksanaan inisiatif ini khasnya di negeri Sabah. Sejajar dengan penjenamaan semula  5S  kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)  di bawah inisiatif pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), INTAN Kampus Sabah telah beralih kepada pelaksanaan EKSA pada tahun 2014 hingga ke hari ini. Proses peralihan 5S ke EKSA ini tidak mengambil masa yang lama. Ini kerana pembudayaan amalan 5S yang telah ada sebelum ini menjadi teras utama kejayaan pelaksanaan EKSA. Pensijilan Amalan EKSA pada  31 Mac 2014 telah menjadikan institut ini sebagai kampus INTAN yang pertama yang mendapat pengiktirafan EKSA kategori cemerlang oleh MAMPU. Sungguhpun pada ketika itu, dipersijilkan atas tiket Amalan 5S Sektor Awam, namun, kriteria pengauditan EKSA telah diguna pakai. Mulai dari tarikh tersebut INTAN Sabah telah meneruskan kecemerlangan dalam pelaksanaan EKSA sehingga dipersijilkan kali kedua pada 16 Disember 2016 dengan slogan keramat ‘MENJANA PRODUKTIVITI MEMACU TRANSFORMASI’.

IMPAK PELAKSANAAN EKSA DI INTAN KAMPUS SABAH

Kejayaan sesuatu program diukur dari segi impaknya terhadap sesebuah organisasi. Pelaksanaan inisiatif ini telah memberi banyak kebaikan kepada warga jabatan dan peningkatan kecekapan operasi organisasi. Antaranya :

(i)       Peningkatan kecekapan dan pengurangan kos operasi jabatan.

Persekitaran kerja yang kemas dan selesa secara tidak langsung dapat mempercepatkan kerja dan meningkatkan kecekapan dan produktiviti pekerja. Melalui pelaksanaan program ini, kerja dapat dilaksanakan dengan lebih pantas, mudah dan dapat dipantau dengan lebih baik. Contohnya seperti pengurusan fail dan rekod jabatan. Dengan adanya sistem fail yang lebih berkesan dan sistematik, isu-isu kehilangan fail dan kegagalan mengesan fail telah dapat diatasi. Masa pencarian fail turut dapat dipendekkan kepada 30 saat. Oleh itu, pembantu operasi yang ditugaskan untuk menjaga bilik fail dapat melaksanakan tugas-tugas lain dengan lebih efisien dan cekap. Selain itu, pelaksanaan sistem pengurusan stor yang lebih cekap dan efisien turut merupakan antara kesan ketara yang dapat diperolehi melalui pelaksanaan inisiatif ini. Selain membantu mengesan pergerakan barang-barang dalam stor, pemesanan barang-barang turut dapat dilaksanakan secara optimum kerana setiap barang-barang telah ditanda dengan paras minimum untuk pesanan semula.

Kos yang terlibat juga dalam kadar yang minimum. Ini kerana perbelanjaan hanya diperuntukkan kepada perkara-perkaa yang penting dan perlu sahaja. Perhiasan pejabat tidak perlu keterlaluan dan perlu lebih menjurus kepada imej korporat selain mengamalkan konsep go green dan kreativiti serta inovasi dalam mencipta perhiasan dalaman yang lebih menjimatkan. Tambahan lagi, berdasarkan kepada analisis penjimatan kos yang telah dilaksanakan terhadap dua kos utiliti iaitu kos eletrik dan air di INTAN Kampus Sabah, terdapat penjimatan kos elektrik sebanyak 32% pada tahun 2015 dan 34% pada tahun 2016 berbanding kos-kos tahun sebelumnya. Manakalah bagi kos air, terdapat penjimatan air sebanyak 25% pada tahun 2015 dan 60% pada tahun 2016.

(ii)      Suasana kemas, selesa, selamat dan seronok.

Antara matlamat utama pelaksanaan EKSA adalah untuk mencipta suasana pekerjaan yang selesa dan kondusif kepada warga organisasi. Tiada barang-barang yang tidak diperlukan disimpan ditempat kerja. Antara masalah yang sering dihadapi oleh mana-mana agensi kerajaan ialah kekurangan ruang bagi menyimpan barang-barang terutamanya fail-fail/ dokumen rasmi jabatan. Walau bagaimanapun, masalah kekurangan ruang ini sebenarnya boleh diatasi sekiranya jabatan berkenaan benar-benar komited untuk melaksanakan EKSA. Melalui aktiviti 3S (sisih, susun dan sapu), jabatan dapat mengenal pasti barang-barang yang tidak diperlukan dan perlu dilupuskan yang seterusnya akan memberi peluang kepada organisasi untuk mengoptimumkan penggunaan ruang. Manakala barang-barang yang masih perlu digunakan akan disusun mengikut keutamaan dan kekerapan penggunaan. Selain daripada dapat mengatasi keperluan ruang penyimpanan, kos pengubahsuaian dan pembinaan fasiliti-fasiliti baharu turut dapat dijimatkan. Melalui penyusunan dan penempatan semula kemudahan/ peralatan pejabat di ruang yang lebih bersesuaian dan praktikal, akan mewujudkan ruang kerja dengan suasana yang lebih selesa, kemas selamat dan secara tidak langsung meningkatkan keseronokan bekerja dalam kalangan warga jabatan, selain dapat memberikan perkhidmatan yang mesra pelanggan dan memberi keselesaan kepada pelanggan semasa berurusan.

(iii)    Memupuk semangat berpasukan dan kekitaan

Dalam melaksanakan Amalan EKSA, anggota organisasi dibahagikan kepada beberapa kumpulan yang bertanggungjawab terhadap zon-zon tertentu. Dengan mewujudkan kumpulan dan zon ini, ianya akan membuatkan anggota organisasi bekerja dalam kumpulan untuk memastikan zon yang dipertanggungjawabkan diselia dan dijaga dengan baik. Disamping itu, persaingan diwujudkan antara kumpulan dan zon melalui pertandingan dan audit pematuhan. Secara tidak langsung EKSA dapat memupuk semangat berpasukan dan kekitaan dalam memastikan persekitaran organisasi cemerlang.

(iv)    Memupuk nilai kebertanggungjawaban.

Apabila sesebuah kumpulan itu diberi tanggungjawab untuk menjaga sesebuah kawasan atau zon, tanggungjawab tersebut dipikul secara bersama sebagai satu pasukan. Bak kata pepatah ’ringan sama dijinjiing, berat sama dipikul’.  Kawasan zon akan dibahagi-bahagikan kepada setiap ahli kumpulan sebagai tanggungjawab individu (sistem ownership) untuk menyelia dan memantau ruang-ruang khusus dan memastikannya sentiasa dalam keadaan baik, berfungsi, kemas, selamat dan selesa.

(v)      Meningkatkan motivasi dan disiplin.

Amalan EKSA yang menekankan prinsip 5S merupakan satu tindakan yang berterusan dan berulang. Tindakan yang berulang akan membentuk satu tabiat yang seterusnya akan melahirkan satu budaya yang dikongsi oleh semua warga organisasi. Budaya yang baik dalam sesebuah organisasi akan menjadi satu nilai yang diterima baik oleh semua warga organisasi. Nilai yang diterima ini akan menjadi satu bentuk disiplin didalam diri setiap anggota organisasi. Anggota organisasi akan sentiasa bermotivasi dengan berpegang kepada nilai tersebut, di mana mereka akan cuba menjadikan diri mereka sentiasa relevan dengan organisasi.

CABARAN DALAM PELAKSANAAN EKSA

‘Kejayaan tidak dapat bergolek’. Setiap kejayaan pasti diiringan dengan pelbagai cabaran. Di mana ada kemahuan di situ ada jalan.

(i)       Komitmen pelaksanaan yang tinggi

Pelaksanaan EKSA juga bukanlah sesuatu yang mudah untuk dilaksanakan sekiranya tidak ada sokongan dan komitmen daripada pengurusan dan warga organisasi. Komitmen ini meliputi aspek perancangan, melaksana, memantau dan mengkaji pelaksanaan amalan EKSA dari semasa ke semasa bagi mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif. Untuk berjaya dalam cabaran ini, kefahaman tentang pelaksanaan program serta impak yang dihasratkan perlu dipupuk untuk membentuk unity of language dalam kalangan warga jabatan. Walaupun mengalami isu komitmen pada awalnya, namun kecekalan untuk terus bergerak sebagai satu pasukan dalam menjayakan misi pensijilan membuahkan hasil kejayaan. Setiap kejayaan yang datang semestinya diiringi dengan usaha yang keras barulah misi akan berjaya. Kejayaan INTAN Sabah pada hari ini merupakan kejayaan daripada pasukan yang terdahulu dan disambut dengan penuh rasa kebertanggungjawapan dan perjuangan yang diteruskan oleh pasukan kini. ‘Di Mana Ada Kemahuan, Di Situ Ada Jalan’. Selagi niat untuk mendapatkan pensijilin EKSA itu tetap tersemat di hati, dengan semangat dan komitmen yang tinggi, segala cabaran akan dapat diatasi.

(ii)      Masa

Kebijaksanaan dalam mengagihkan dan menggunakan masa adalah kunci utama yang paling penting bagi membantu pelaksanaan program ini. Warga jabatan seharusnya memahami bahawa program ini bukanlah satu program yang ‘berasingan’ dari tugas harian. Malah, jika kena pada caranya dan faham kaedah pelaksanannya yang mudah, ringkas dan praktikal, ia boleh diselarikan dan dapat dilaksanakan dalam waktu tugas harian tanpa perlu melibatkan penggunaan masa kerja tambahan seperti selepas waktu bekerja atau pada hari kelepasan am yang semestinya akan memberi kesan secara langsung ke atas pembaziran guna tenaga dan kos organisasi.

(iii)    Pertukaran Struktur / Anggota Organisasi

Setiap organisasi tidak terlepas dari menerima ombak perubahan sama ada dari segi struktur mahupun pertukaran keluar masuk anggota organisasi. Jika kita membicarakan tentang perubahan struktur atau lebih sinonim dengan pertukaran ‘nakhoda kapal’, ia merupakan antara cabaran utama yang dihadapi oleh organisasi dalam usaha mengekalkan pelaksanaan program 5S. Bagi kepimpinan atau anggota organisasi yang baru, pengetahuan tentang pelaksanaan program 5S di organisasi tersebut perlu diterangkan dari segenap aspek yang merangkumi struktur, peranan dan kaedah pelaksanaannya. Ini bagi mengelakkan pelaksanaan program tergendala atau anggota baru akan ketinggalan dalam melaksanakan 5S berbanding rakan sekerja yang lain.

(iv)    Pengekalan

‘Mudah untuk melaksanakan tetapi sukar untuk mengekalkannya’. Pelaksanaan program EKSA harus diterapkan dalam pelaksanaan inisiatif peningkatan kualiti jabatan yang lain dan bukan bersifat stand alone. Program pengekalan harus dipergiatkan dan penerapan budaya kerja berkualiti berteraskan prinsip 5S harus digiatkan bagi memastikan kelangsungan program ini. Ia dapat dilakukan melalui pewujudan peraturan-peraturan disiplin di tempat kerja dan program peningkatan kesedaran kebertanggungjawaban di semua peringkat lapisan anggota organisasi. Antara cara yang boleh digunakan adalah mengadakan program lawatan penandaarasan dari semasa ke semasa bagi mengekalkan ‘momentum’ pelaksanaan di samping melaksanakan aktiviti gotong-royong dan aktiviti EKSA yang lainnya.

Secara keseluruhan, kecekapan dan keberkesanan dalam pelaksanaan amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) menjadikan INTAN Kampus Sabah sebuah organisasi yang mempunyai persekitaran kerja yang kondusif demi meningkatkan produktiviti dan perkhidmatan yang berintegriti, efisien dan berkualiti. Melalui amalan ini, warga jabatan secara bersama-sama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang cemerlang, berkualiti, memupuk semangat berpasukan serta sikap saling membantu antara satu sama lain.

Kunci terhadap kejayaan pelaksanaan EKSA di INTAN Sabah terletak di bahu setiap warga. Kejayaan INTAN Sabah dalam mengekalkan kecemerlangan dalam pelaksanaan EKSA ini adalah hasil titik peluh setiap warganya. Sebagai sebuah institusi pembelajaran bagi penjawat awam, INTAN sentiasa menjadi contoh organisasi yang sering ditandaaras oleh agensi dan jabatan lain. Permohonan lawatan yang diterima oleh INTAN Kampus Sabah kian meningkat dari tahun ke tahun sekaligus mengangkat imej INTAN Kampus Sabah sebagai antara pengamal EKSA cemerlang dalam kalangan agensi sektor awam khasnya negeri di Sabah.

‘MENJANA PRODUKTIVITI MEMACU TRANSFORMASI’

Oleh :

Mastina Binti Ibnu Hassan

Mellisa Clarice Lee

Norhafiezah Abdullah